HERRAMIENTAS COLABORATIVAS II

Son programas para trabajar en equipo que incluyen funciones para gestionar proyectos y tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo. Para ello, contienen funciones específicas para planificar, organizar y analizar tareas. El mejor groupware suele incluir estas prestaciones:

• Mapas conceptuales: muchas de estas herramientas están pensadas para asistir a los equipos en el proceso creativo con la elaboración de mind maps y otras variantes de brainstorming, animando a los implicados en un determinado proyecto a compartir sus ideas y participar, así, activamente en su concepción. Además, se puede incluir al cliente en este proceso, si este así lo desea, y se le proporciona acceso a la herramienta.
• Compartir archivos: uno de los pilares en los que se basa una herramienta de colaboración es la posibilidad de compartir tablas, documentos y otros archivos con el resto de los miembros del equipo. Muchas herramientas permiten almacenar los datos en una plataforma central, así como definir permisos de acceso individuales, de modo que todos los archivos importantes están disponibles en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los directores o administradores del proyecto son los encargados de establecer a qué datos tiene acceso cada miembro.
• Comunicación en tiempo real: muchas herramientas colaborativas contienen funciones que permiten la comunicación en directo. Por ejemplo, en un panel de proyecto se pueden compartir las tareas o los avances del mismo, y a través de los comentarios, es posible aclarar dudas sobre cualquier cuestión de forma inmediata. Muchas aplicaciones siguen utilizando formas tradicionales de comunicación como la videollamada, la mensajería instantánea o el email, o disponen de interfaces a programas tan conocidos como Outlook o Skype. Además, la mayoría de los proveedores permiten guardar los documentos en la nube, de forma que un mayor número de usuarios puede tener acceso a ellos al mismo tiempo.
• Calendario compartido: se trate de una reunión, de una llamada importante o de una fecha de entrega, los correos, las llamadas o los mensajes de chat son un medio útil para informar de eventos próximos, aunque de esta manera también se olvidan fácilmente. Cuantas más citas tengamos, más complicado resulta recordarlas todas. Por este motivo, las herramientas de colaboración también contienen funciones de calendario por medio de las cuales se pueden compartir todas las fechas relevantes y visualizarlas en cualquier momento.
• Funciones de gestión: un buen software colaborativo también permite al administrador del proyecto o al jefe del equipo planificar los diferentes procesos de trabajo de la mejor forma posible sin perder la visión de conjunto. Por este motivo, también contiene componentes que permiten repartir y organizar los recursos de forma eficiente. Muchas de las herramientas ofrecen, asimismo, soluciones para poder documentar y valorar los avances en el proyecto. Si se usan en todos los departamentos, pueden facilitar la comunicación entre los mismos.

EJEMPLOS DE HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

1. Jamboard es una pantalla inteligente que te permite extraer con rapidez imágenes de una búsqueda en Google, guardar el trabajo en la nube automáticamente, usar la herramienta de reconocimiento de formas y escritura a mano fácil de leer, y dibujar con una pluma stylus, pero borrar con el dedo igual que en una pizarra.

2. Prezi es un muro digital diseñado para crear y publicar presentaciones. Con esta herramienta podrás: Realizar presentaciones dinámicas creando una ruta entre los objetos presentados. Incluir imagen, sonido, vídeo y texto.

3. Documentos de Google es un procesador de texto en línea que te permite crear documentos y darles formato, además de trabajar con otras personas. Consulta estas cinco sugerencias principales para usar Documentos de Google.

VENTAJAS DE LAS HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

1.- Permanencia: Las organizaciones que entre sus procesos incluyen digitalización, suman duración en el mercado, ya que adoptan las nuevas tecnologías y forman parte de la transformación digital. 

2.- Actualización y aprendizaje corporativo: La adopción de herramientas colaborativas online, obliga a los trabajadores a mantenerse informados y elevar un perfil multifuncional que les permita seguir vigentes, mejorando procesos y servicios como parte de una organización.